La maggior parte delle persone ha sentito parlare del lavoro svolto dai Project Manager, che orchestrano la pianificazione, l'esecuzione e il completamento di un progetto, assicurandosi che vengano raggiunti gli obiettivi, rispettate le scadenze e il budget, superando le difficoltà e coordinando gli sforzi del team. Ma qual è il ruolo che supporta attivamente il Project Manager nei suoi sforzi?

Il ruolo di PMO Analyst non solo supporta la realizzazione di progetti e programmi, ma aiuta anche l'organizzazione a migliorare nelle attività di delivery, contribuendo al raggiungimento degli obiettivi strategici.

È un ruolo che spesso opera dietro le quinte, mantenendo i progetti in movimento come un meccanismo perfettamente oliato.

In questo articolo portiamo il PMO Analyst sotto i riflettori per scoprire cosa fa, quali conoscenze e competenze sono necessarie per ricoprire questo ruolo e come diventarlo.

Esistono molte definizioni di cosa sia un 'PMO' e di cosa faccia. Alla House of PMO preferiamo la definizione: "un PMO è qualsiasi individuo, team o dipartimento che supporta la gestione di portfolio, programmi e progetti all'interno di un'organizzazione."¹

L'acronimo PMO può significare 'project management office', 'programme management office' o 'portfolio management office'.

Pertanto, il PMO Analyst è un ruolo che può essere ricoperto in molti tipi diversi di PMO.

Il ruolo del PMO Analyst è descritto come quello che: "Supporta il Project, Programme o Portfolio Manager e il loro team nella delivery, inclusi coordinamento, pianificazione, controllo, reportistica, analisi e insight. Il ruolo supporta inoltre il PMO Manager nella realizzazione delle iniziative PMO".²

Lo scopo del ruolo di PMO Analyst si articola in due ambiti distinti: il primo consiste nel fornire supporto al project o programme manager e al team.

I ruoli e le responsabilità in questo ambito riguardano il supporto nelle aree fondamentali della delivery. Ci si può aspettare che i PMO Analyst svolgano alcune delle seguenti attività, ad esempio:

• Gestione di schedulazioni e piani;
• Monitoraggio finanziario;
• Supporto decisionale;
• Monitoraggio dei benefici;
• Gestione dei registri di rischi, azioni, problemi e modifiche;
• Gestione delle dipendenze;
• Gestione delle risorse;
• Supporto ai meccanismi di comunicazione; e
• Sviluppo della documentazione.

L'analista PMO trascorre gran parte del proprio tempo lavorando con dati e informazioni per fornire insight che consentano agli altri di prendere decisioni importanti sull'avanzamento del progetto. Questa componente analitica del ruolo implica che gli analisti PMO siano competenti nell'utilizzo di strumenti PPM e fogli di calcolo; tuttavia, il ruolo ha anche un'altra dimensione. Gli analisti PMO sono eccellenti costruttori di relazioni e comunicatori, competenze fondamentali quando si lavora con un'ampia gamma di stakeholder, dirigenti senior, clienti e utenti finali.

Il secondo ambito del loro ruolo – collaborare con il PMO Manager per garantire che il PMO rimanga adeguato agli scopi – significa che spesso lavorano su iniziative o progetti propri. Ad esempio, l'organizzazione ha bisogno di un nuovo strumento PPM (project portfolio management). È compito del PMO identificare, pianificare, reperire, implementare e gestire l'utilizzo continuativo dello strumento. Altre iniziative possono includere attività come l'introduzione di nuovi processi, la progettazione di programmi di formazione, l'implementazione di nuovi metodi di erogazione – tutto ciò che aiuta l'organizzazione a portare avanti con successo i propri progetti e programmi.

Le competenze, le conoscenze, le abilità e i comportamenti richiesti agli analisti PMO sono descritti nel PMO Competency Framework (uno dei testi fondamentali per la qualifica Essentials for PMO Analyst).

Lavorare all'interno di una funzione PMO è spesso considerato un ottimo punto di ingresso nel mondo del project management. All'interno di un PMO, il ruolo di PMO Administrator è spesso visto come il punto di partenza e, dopo aver acquisito esperienza, il passo successivo di PMO Analyst diventa raggiungibile.

Diventare un PMO Analyst è possibile anche se si lavora già in un ruolo legato al mondo aziendale – ad esempio come Business Administrator, Assistente di Direzione o in un ruolo amministrativo all'interno di un team. Dopo aver acquisito conoscenze nella gestione dei progetti (la qualifica Praxis è una buona opzione) esistono molte competenze trasferibili che rendono possibile la transizione verso il ruolo di PMO Analyst.

Guardando alla definizione di PMO, "qualsiasi individuo, team o dipartimento che supporta la gestione di portfolio, programmi e progetti all'interno di un'organizzazione", i PMO sono diventati sempre più diffusi nelle organizzazioni caratterizzate da un'intensa attività di cambiamento e da progetti e programmi via via più complessi e articolati. Utilizzare un PMO per gestire un ampio portfolio di cambiamenti è uno dei fattori principali che aiuta le organizzazioni a raggiungere una maggiore coerenza nel modo in cui realizzano i propri progetti; e dalla coerenza derivano miglioramenti in termini di prestazioni, efficienza e, in ultima analisi, di successo. In assenza dei PMO, e di conseguenza del ruolo dell'Analista PMO, non esiste un punto centrale di supervisione e controllo per la gestione di queste complessità.

Gli analisti PMO apportano competenze fondamentali in aree come la gestione del rischio, la pianificazione, l'allocazione delle risorse e la standardizzazione dei processi, svolgendo un ruolo cruciale nel miglioramento della realizzazione dei progetti. Le loro capacità analitiche non solo aiutano a identificare potenziali problemi prima che diventino critici, ma consentono anche di sfruttare informazioni basate sui dati per migliorare il processo decisionale a tutti i livelli. In sostanza, non si può sottovalutare il valore degli analisti PMO nel massimizzare i risultati dei progetti; sono il collante che tiene insieme i diversi aspetti della gestione dei progetti, garantendo che, anche nel mezzo del cambiamento e della complessità, l'efficienza e il successo rimangano a portata di mano.

La varietà di compiti e responsabilità fa sì che non esistano due giornate uguali: un giorno potresti immergerti nell'analisi dei dati per prevedere i risultati di un progetto, il giorno dopo potresti facilitare una retrospettiva.

Per chi è alle prime armi nel ruolo di PMO Analyst, potrebbero volerci alcuni mesi per ambientarsi – è del tutto normale! Per aiutarti a entrare in confidenza con il ruolo, ecco cinque consigli per i nuovi PMO Analyst:

• Il ruolo di un PMO Analyst può variare da un'organizzazione all'altra – assicurati di avere fin da subito una comprensione chiara di cosa ci si aspetta da te in questo ruolo.
   
• Un PMO Analyst deve sapere chi è chi all'interno dell'organizzazione, quindi nei primi giorni e nelle prime settimane cerca di conoscere quante più persone possibile – dal referente principale per la prenotazione delle sale riunioni al contatto nel reparto finanziario.
   
• Trovati un punto di riferimento – lavorare in un PMO è un'attività di squadra, quindi ci sarà qualcuno su cui fare affidamento per supporto e guida nei primi mesi.

• Una parte importante del ruolo di PMO Analyst è comprendere quali sono i cicli di reporting – ovvero la cadenza con cui vengono richieste determinate informazioni e quando, che sarà la tua stella polare mentre ti ambieni nel ruolo.
   
• Comprendi quali sono le tue metriche di valutazione – sono gli elementi che dimostrano all'organizzazione che stai svolgendo un buon lavoro. Se il tuo nuovo ruolo prevede un periodo di prova di 6 mesi, è fondamentale sapere che sei sulla strada giusta e che ti stai integrando nel nuovo team e nel nuovo ruolo.

Alla House of PMO, l'organizzazione associativa per chi lavora nei PMO, siamo grandi sostenitori dell'utilizzo della community e della rete professionale di settore. Un ruolo nuovo e intenso come quello del PMO Analyst ti porterà ad affrontare nuovi argomenti da approfondire, o ad aver bisogno di idee e indicazioni da fonti esterne al tuo PMO. Per la tua carriera nel PMO a lungo termine, è anche importante tenersi aggiornati sulle nuove tendenze del settore, che potrai poi mettere a frutto nel tuo PMO.

Visita il sito web della House of PMO per ulteriori informazioni.

In sintesi, il PMO Analyst svolge un ruolo cruciale, seppur spesso sottovalutato, all'interno delle organizzazioni. Questo articolo ha fatto luce sul ruolo del PMO Analyst, evidenziando le sue responsabilità, le competenze e le conoscenze richieste, e i percorsi per accedere a questa professione. Il lavoro del PMO Analyst è dinamico e richiede un equilibrio tra capacità analitiche e competenze interpersonali, al fine di affrontare le complessità della gestione dei progetti e contribuire al raggiungimento di risultati di successo.

Per chiunque stia valutando una carriera come PMO Analyst o per chi desideri comprendere il valore che questa figura apporta a un'organizzazione.

È chiaro che questo ruolo va ben oltre il semplice supporto; si tratta di aiutare le organizzazioni a raggiungere una maggiore maturità nei propri approcci alla gestione del cambiamento e, con la maturità, arrivano tassi di successo dei progetti più elevati.

Mentre continuiamo a operare in un mondo in cui il cambiamento è l'unica costante, il ruolo dell'Analista PMO diventerà senza dubbio ancora più rilevante. Chi intraprende questa carriera può guardare al futuro con la prospettiva di opportunità di crescita, apprendimento e soddisfazioni significative. Con il giusto approccio e la giusta dedizione, il percorso di un Analista PMO può essere tanto gratificante quanto trasformativo, non solo per il singolo individuo, ma per l'intera organizzazione.

¹  Il PMO come funzione aziendale (2023) Inside PMO Report, House of PMO.
² PMO Competency Framework (2024) House of PMO, TSO, 2ª edizione