Die meisten Menschen haben schon von der Arbeit von Projektmanagern gehört – sie koordinieren Planung, Durchführung und Abschluss eines Projekts, stellen sicher, dass Ziele, Fristen und Budget eingehalten werden, meistern Herausforderungen und stimmen die Bemühungen des Teams aufeinander ab. Aber was ist mit der Rolle, die den Projektmanager bei seinen Aufgaben aktiv unterstützt?

Die Rolle des PMO-Analysten unterstützt nicht nur die Durchführung von Projekten und Programmen, sondern hilft der Organisation auch dabei, ihre Lieferfähigkeit zu verbessern und gleichzeitig ihre strategischen Ziele zu erreichen.

Es ist eine Rolle, die oft im Hintergrund agiert und Projekte wie ein gut geöltes Uhrwerk am Laufen hält.

In diesem Artikel rücken wir den PMO-Analysten in den Mittelpunkt und erfahren, was ein PMO-Analyst tut, welche Kenntnisse und Fähigkeiten erforderlich sind, um PMO-Analyst zu werden, und wie man diesen Weg einschlägt.

Es gibt viele Definitionen dafür, was ein „PMO" ist und was es tut. Beim House of PMO bevorzugen wir die Definition: „Ein PMO ist eine Einzelperson, ein Team oder eine Abteilung, die die Umsetzung von Portfolios, Programmen und Projekten innerhalb einer Organisation unterstützt."¹

Das Akronym PMO kann „Project Management Office", „Programme Management Office" oder „Portfolio Management Office" bedeuten.

Daher ist ein PMO-Analyst eine Rolle, die in vielen verschiedenen Arten von PMOs zu finden ist.

Die Rolle eines PMO-Analysten wird wie folgt beschrieben: „Unterstützt den Projekt-, Programm- oder Portfoliomanager und sein Team bei der Umsetzung, einschließlich Koordination, Planung, Steuerung, Berichterstattung, Analyse und Erkenntnisgewinnung. Die Rolle unterstützt außerdem den PMO-Manager bei der Umsetzung von PMO-Initiativen".²

Der Zweck der PMO-Analyst-Rolle lässt sich in zwei verschiedene Bereiche unterteilen – der erste besteht darin, den Projekt- oder Programmmanager und das Team zu unterstützen.

Die Rollen und Verantwortlichkeiten in diesem Bereich umfassen die Unterstützung in den zentralen Lieferbereichen. Von PMO-Analysten kann erwartet werden, dass sie unter anderem folgende Aufgaben übernehmen:

• Pflege von Zeitplänen und Projektplänen;
• Finanzüberwachung;
• Entscheidungsunterstützung;
• Verfolgung von Nutzenbeiträgen;
• Pflege von Risiko-, Maßnahmen-, Problem- und Änderungsregistern;
• Abhängigkeitsmanagement;
• Ressourcenmanagement;
• Unterstützung von Kommunikationsmechanismen; und
• Erstellung von Dokumentation.

Der PMO-Analyst verbringt einen Großteil seiner Zeit mit Daten und Informationen, um Erkenntnisse zu liefern, die anderen helfen, wichtige Entscheidungen zur erfolgreichen Weiterführung des Projekts zu treffen. Diese analytische Seite der Rolle bedeutet, dass PMO-Analysten versiert im Umgang mit PPM-Tools und Tabellenkalkulationen sind – doch die Rolle hat noch eine weitere Dimension. PMO-Analysten sind ausgezeichnete Beziehungsgestalter und Kommunikatoren, Kernkompetenzen, die im Umgang mit einer Vielzahl von Stakeholdern, leitenden Führungskräften, Kunden und Auftraggebern unerlässlich sind.

Der zweite Bereich ihrer Tätigkeit – die Zusammenarbeit mit dem PMO-Manager, um sicherzustellen, dass das PMO zweckgerecht bleibt – bedeutet, dass sie häufig an eigenen Initiativen oder Projekten arbeiten. Beispielsweise benötigt die Organisation ein neues PPM-Tool (Projektportfoliomanagement). Es ist die Aufgabe des PMO, das Tool erfolgreich zu identifizieren, zu planen, zu beschaffen, einzuführen und den laufenden Betrieb zu steuern. Weitere Initiativen können Aktivitäten wie die Einführung neuer Prozesse, die Entwicklung von Schulungsprogrammen oder die Implementierung neuer Liefermethoden umfassen – alles, was die Organisation dabei unterstützt, ihre Projekte und Programme weiterhin erfolgreich umzusetzen.

Die Kompetenzen, Kenntnisse, Fähigkeiten und Verhaltensweisen, die von PMO-Analysten erwartet werden, sind im PMO Competency Framework dargelegt (einem der Kerntexte für die Qualifikation „Essentials for PMO Analyst").

Eine Tätigkeit in einer PMO-Funktion gilt oft als ein großartiger Einstieg in die Welt des Projektmanagements. Innerhalb eines PMO wird die Rolle des PMO-Administrators häufig als Ausgangspunkt betrachtet, und nach dem Sammeln von Erfahrungen wird der nächste Schritt als PMO-Analyst erreichbar.

Ein Einstieg als PMO-Analyst ist auch möglich, wenn Sie bereits in einer kaufmännischen Funktion tätig sind – beispielsweise als Betriebswirt, Assistent der Geschäftsführung oder in einer teambasierten Verwaltungsrolle. Nach dem Erwerb von Kenntnissen im Projektmanagement (die Praxis-Qualifikation ist eine gute Option) gibt es viele übertragbare Fähigkeiten, die den Wechsel in die Rolle des PMO-Analysten ermöglichen.

Blickt man auf die Definition von PMOs zurück – „jede Einzelperson, jedes Team oder jede Abteilung, die die Durchführung von Portfolio-, Programm- und Projektarbeiten innerhalb einer Organisation unterstützt" – so haben PMOs in Organisationen mit hohem Veränderungsbedarf und zunehmend komplexen sowie vielschichtigen Projekten und Programmen immer mehr an Bedeutung gewonnen. Der Einsatz eines PMOs zur Steuerung eines umfangreichen Veränderungsportfolios ist einer der wesentlichen Faktoren, der Organisationen dabei hilft, ihre Projektdurchführung konsistenter zu gestalten – und mit mehr Konsistenz gehen Verbesserungen in Leistung, Effizienz und letztendlich auch im Erfolg einher. Ohne PMOs und damit auch ohne die Rolle des PMO-Analysten gibt es keine zentrale Instanz für die Aufsicht und Steuerung dieser Komplexitäten.

PMO-Analysten bringen entscheidende Fachkenntnisse in Bereichen wie Risikomanagement, Terminplanung, Ressourcenzuweisung und Prozessstandardisierung mit und spielen eine zentrale Rolle bei der Verbesserung der Projektabwicklung. Ihre analytischen Fähigkeiten helfen nicht nur dabei, potenzielle Probleme frühzeitig zu erkennen, bevor sie zu echten Herausforderungen werden, sondern auch datengestützte Erkenntnisse zu nutzen, um die Entscheidungsfindung auf breiter Ebene zu verbessern. Im Wesentlichen kann der Wert von PMO-Analysten bei der Maximierung von Projektergebnissen nicht hoch genug eingeschätzt werden; sie sind das Bindeglied, das die vielfältigen Aspekte des Projektmanagements zusammenhält und sicherstellt, dass selbst inmitten von Wandel und Komplexität Effizienz und Erfolg erreichbar bleiben.

Die Vielfalt der Aufgaben und Verantwortlichkeiten sorgt dafür, dass kein Tag wie der andere ist – an einem Tag taucht man tief in die Datenanalyse ein, um Projektergebnisse vorherzusagen, am nächsten leitet man eine Retrospektive.

Für alle, die neu in der Rolle eines PMO-Analysten sind, kann es einige Monate dauern, bis man sich eingelebt hat – das ist völlig normal! Um den Einstieg zu erleichtern, hier fünf Tipps für neue PMO-Analysten:

• Die Rolle eines PMO-Analysten kann von Organisation zu Organisation unterschiedlich sein – stellen Sie daher sicher, dass Sie von Anfang an ein klares Bild davon haben, was von Ihnen in dieser Rolle erwartet wird.
   
• Ein PMO-Analyst muss wissen, wer wer in der Organisation ist – nehmen Sie sich daher in den ersten Tagen und Wochen die Zeit, so viele Kontakte wie möglich kennenzulernen – von der Hauptansprechperson für die Buchung von Besprechungsräumen bis hin zum Ansprechpartner in der Finanzabteilung.
   
• Suchen Sie sich einen Buddy – die Arbeit in einem PMO ist eine Teamleistung, daher wird es jemanden geben, auf den Sie in den ersten Monaten bei Unterstützung und Orientierung zählen können.

• Ein wichtiger Bestandteil der Rolle als PMO Analyst ist es, die Berichtszyklen zu verstehen – das ist der Liefertakt, der angibt, welche Informationen wann benötigt werden. Dies wird Ihr Leitfaden sein, wenn Sie in die Rolle einsteigen.
   
• Verstehen Sie, was Ihre Kennzahlen sind – das sind die Dinge, die der Organisation zeigen, dass Sie gute Arbeit leisten. Wenn Ihre neue Stelle eine sechsmonatige Probezeit hat, ist es entscheidend zu wissen, dass Sie auf dem richtigen Weg sind und sich in Ihr neues Team und Ihre neue Rolle einfinden.

Beim House of PMO, der Mitgliederorganisation für Menschen, die in PMOs tätig sind, sind wir große Befürworter davon, die Community und das Netzwerk Ihres Berufs ebenfalls zu nutzen. Eine anspruchsvolle neue Rolle wie die des PMO Analyst bedeutet, dass Sie auf neue Dinge stoßen werden, über die Sie mehr lernen möchten, oder dass Sie Ideen und Orientierung aus anderen Quellen außerhalb Ihres PMO benötigen. Für Ihre langfristige PMO-Karriere geht es auch darum, über neue Entwicklungen auf dem Gebiet auf dem Laufenden zu bleiben, die Sie in Ihrem PMO einsetzen können.

Besuchen Sie die House of PMO-Website für weitere Informationen.

Zusammenfassend lässt sich sagen, dass der PMO-Analyst eine entscheidende, wenn auch oft unterschätzte Rolle innerhalb von Organisationen spielt. Dieser Artikel hat die Rolle des PMO-Analysten beleuchtet, seine Aufgaben, die erforderlichen Fähigkeiten und Kenntnisse sowie die Wege in diesen Beruf aufgezeigt. Die Arbeit des PMO-Analysten ist vielseitig und erfordert eine Balance aus analytischem Denkvermögen und zwischenmenschlichen Fähigkeiten, um die Komplexität des Projektmanagements zu bewältigen und erfolgreiche Ergebnisse zu erzielen.

Für alle, die eine Karriere als PMO-Analyst in Betracht ziehen oder verstehen möchten, welchen Mehrwert sie einer Organisation bieten.

Es ist klar, dass diese Rolle weit mehr als bloße Unterstützung ist; es geht darum, Organisationen dabei zu helfen, in ihren Ansätzen zur Umsetzung von Veränderungen reifer zu werden – und mit zunehmender Reife steigen die Erfolgsquoten von Projekten.

Da wir weiterhin in einer Welt arbeiten, in der Wandel die einzige Konstante ist, wird die Rolle des PMO-Analysten zweifellos noch bedeutsamer werden. Wer in diese Rolle eintritt, kann sich auf eine Karriere freuen, die reich an Möglichkeiten für Wachstum, Lernen und bedeutende Erfolge ist. Mit dem richtigen Ansatz und Engagement kann der Werdegang eines PMO-Analysten sowohl erfüllend als auch prägend sein – nicht nur für die einzelne Person, sondern für die gesamte Organisation.

¹  Das PMO als Geschäftsfunktion (2023) Inside PMO Report, House of PMO.
² PMO Competency Framework (2024) House of PMO, TSO, 2. Auflage