Hvad er PRINCE2®?
Den person, der betaler for projektet, kaldes for kunden eller Styregruppeformand. Den person, der kommer til at bruge projektets resultater, eller for hvem projektet vil få konsekvenser, kaldes for brugeren. I nogle projekter kan kunden og brugeren være den samme person. Den person, der leverer den nødvendige ekspertise for at udføre det egentlige arbejde på projektet (som kommer til at designe og producere resultatet), kaldes leverandøren eller specialisten. Det er nødvendigt, at alle disse mennesker organiseres og koordineres, så projektet leverer det resultat der er brug for, inden for budgettet, til tiden og af den rette kvalitet.
Hvert PRINCE2®-projekt vil have en Styregruppe, der består af kunden (eller Styregruppeformand), nogen der kan repræsentere brugeren, og nogen der kan repræsentere leverandøren eller specialistens input. I PRINCE2 kaldes disse personer for henholdsvis Kunden, Seniorbrugeren og Seniorleverandøren. Projektlederen rapporterer regelmæssigt til styregruppen, holder dem informeret om projektets forløb og oplyser om eventuelle problemer han/hun kan forudse. Styregruppen er ansvarlig for at levere de beslutninger, Projektlederen skal bruge, for at projektet kan fortsætte og håndtere eventuelle problemer.
Projektkvalitetssikring har til opgave at give et uafhængigt perspektiv på projektets forløb. I PRINCE2 er der tre perspektiver på kvalitetssikring; det forretningsmæssige, brugerens og specialistens. Hvert perspektiv afspejler de tre styregruppemedlemmers interesser. Kvalitetssikring handler om at kontrollere at projektet forbliver levedygtigt i forhold til omkostninger og udbytte (forretningsmæssig kvalitetssikring), kontrollere at brugerens krav bliver opfyldt (brugerens kvalitetssikring), og at projektet leverer en passende løsning (specialistens eller teknisk kvalitetssikring). I nogle projekter varetages kvalitetssikring af et separat team, Projektkvalitetssikrings-teamet, men de enkelte medlemmer af Styregruppen kan også selv udføre kvalitetssikringen.
På de fleste projekter er der behov for en del administration, holde alle informerede, arrangere møder, holde planer opdaterede, følge op på ting, registrere oplysninger, osv. Projektledere udfører ofte selv alt dette arbejde, særligt på mindre projekter. Men hvis der er et antal projekter i gang på samme tid, kan der oprettes et Projektkontor til at hjælpe Projektlederen med disse projektsupportopgaver.
Udover at beskrive de forskellige mennesker involveret i et PRINCE2 projekt samt hvad de hver er ansvarlige for, forklarer metoden også hvordan risiko styres, hvordan kvalitet styres, og hvordan man kontrollerer ændringer ved projektet. Risikostyring handler om at finde ud af hvad der kan gå galt, og planlæge hvad der skal gøres, hvis det gør. Kvalitetsstyring handler om at kontrollere kvaliteten af det arbejde der udføres i projektet, enten ved at teste det eller ved at finde en måde at reviewe arbejdet på. Der er altid mange ændringer i et projektforløb; folk skifter mening og der foregår andre ting, som påvirker projektet. PRINCE2 har en teknik til at styre hvilke konsekvenser ændringer får for projektet, for at forhindre projektet i at udvikle sig i den forkerte retning.
PRINCE2 er altså en metode til projektledelse. Den hjælper dig med at finde ud af, hvem der bør involveres, og hvad de skal være ansvarlige for. Den giver dig et sæt processer, der skal gennemgås, og forklarer hvilke informationer du bør indsamle undervejs. Men PRINCE2-metoden gør ikke arbejdet for dig, den kan ikke garantere at dit projekt lykkedes. Gode projekter, som leverer kvalitetsresultater til tiden og indenfor budgettet, afhænger af de involverede menneskers kvaliteter, fra Styregruppe ned til de enkelte teammedlemmer.
Og til sidst
Efter at have læst denne korte introduktion til projektledelse og PRINCE2, er det næste trin at tage på et kursus og lære mere! Se på vores ATO liste for flere informationer om kursusudbydere eller gå til privatisteksamen hvis du hellere vil tage eksamen efter selvstudier.
