Was ist PRINCE2®? Seite 2
Die Person, die die finanziellen Mittel für das Projekt bereitstellt, wird als Kunde bzw. Auftraggeber bezeichnet. Derjenige, der die Projektergebnisse verwenden bzw. davon betroffen sein wird, ist der Benutzer. Bei einigen Projekten können Kunde und Benutzer ein und dieselbe Person sein. Das Know-how für die eigentliche Projektarbeit (d. h. für den Entwurf und den Aufbau des Ergebnisses) bringt der Lieferant bzw. der Spezialist ein. Alle diese Personen müssen organisiert und koordiniert werden, damit das Projekt das angestrebte Ergebnis etatgerecht, fristgerecht und in der gewünschten Qualität liefern kann.
Jedes PRINCE2®-Projekt hat einen Lenkungsausschuss, dem der Kunde, ein Vertreter der Benutzerseite und ein Vertreter der Lieferanten- bzw. Spezialistenseite angehören. PRINCE2 bezeichnet diese Rollen als Auftraggeber, Benutzervertreter und Lieferantenvertreter. Der Projektmanager berichtet dem Lenkungsausschuss regelmäßig über den erzielten Fortschritt und macht ihn auf potenzielle Probleme aufmerksam. Der Lenkungsausschuss ist dafür verantwortlich, dass die notwendigen Entscheidungen getroffen werden, damit der Projektmanager auftretende Probleme beseitigen und das Projekt fortführen kann.
Die objektive Überwachung des Projektfortschritts ist Aufgabe der Projektsicherung. In PRINCE2 erfolgt diese Projektsicherung aus drei verschiedenen Perspektiven – aus der Sicht des Unternehmens, der Benutzer und der Spezialisten – was die Interessen der drei im Lenkungsausschuss vertretenen Parteien widerspiegelt. Die Projektsicherung prüft, ob das Projekt sich im Hinblick auf Kosten und Nutzen weiterhin lohnt (Sicherung der Unternehmensinteressen), ob die Anforderungen der Benutzer erfüllt werden (Sicherung der Benutzerinteressen) und ob das Projekt eine geeignete Lösung liefert (Sicherung der Spezialisten- bzw. technischen Interessen). Je nach den Anforderungen eines Projekts kann ein eigenes Projektsicherungsteam, die Sicherungsverantwortung übernehmen. Aber die Mitglieder des Lenkungsausschusses können diese Aufgaben durchaus auch selbst wahrnehmen.
Bei den meisten Projekten ist der administrative Aufwand relativ hoch, da alle Beteiligten informiert, Besprechungen arrangiert, Pläne aktualisiert, Arbeiten kontrolliert, Akten angelegt etc. werden müssen. Bei kleineren Projekten erledigen die Projektmanager diese Arbeiten selbst. Wenn allerdings mehrere Projekte gleichzeitig laufen, kann ein Projektbüro eingerichtet werden, das den Projektmanagern einen Teil ihrer Arbeit abnimmt.
Die PRINCE2-Methode beschreibt allerdings nicht nur die an einem PRINCE2-Projekt mitwirkenden Personen und ihre Zuständigkeiten, sondern auch Aktivitäten wie Risikomanagement, Qualitätsmanagement und Änderungsteuerung. Beim Risikomanagement geht es darum, frühzeitig festzustellen, wo Risiken auftreten könnten und wie man sie vermeiden könnte. Das Qualitätsmanagement ermöglicht die Qualitätskontrolle der abgeschlossenen Projektarbeiten durch Tests oder Prüfungen. Während der Laufzeit eines Projekts ergeben sich immer wieder Änderungen, weil beispielsweise Menschen ihre Meinung ändern oder unerwartete Ereignisse den Projektablauf beeinflussen. PRINCE2 bietet deshalb für die gezielte Steuerung von Änderungen in einem Projekt eine Technik an, die verhindert, dass ein Projekt in die falsche Richtung läuft.
PRINCE2 ist also eine Methode für das Management von Projekten. PRINCE2 hilft festzulegen, welche Personen beteiligt und wofür diese verantwortlich sein sollten. PRINCE2 stellt eine Reihe von Prozessen zur Verfügung und beschreibt, welche Informationen während der Durchführung des Projekts zusammengestellt werden sollten. Aber PRINCE2 nimmt Ihnen nicht die Arbeit ab und kann nicht garantieren, dass Ihre Projekte erfolgreich sein werden. Gute Projekte, die etat- und fristgerecht die gewünschte Qualität liefern, sind abhängig von der Qualität der Mitwirkenden, und zwar vom Lenkungsausschuss ebenso wie von den einzelnen Mitgliedern des Projektteams.
Zum Abschluss
Wenn Sie diese Kurzeinführung in das Projektmanagement mit PRINCE2 Ihr Interesse geweckt hat, dann sollten Sie im nächsten Schritt an einem Trainingskurs teilnehmen und sich ausführlich informieren! Eine umfassende Liste der Trainingsanbieter finden Sie unter ATO-Liste.
