Wat is PRINCE2®?
In ieder project komen zes variabelen voor, daarom zijn er bij een project zes aspecten die beheerd moeten worden:
- Kosten
- Tijdschema's
- Kwaliteit
- Omvang
- Risico's
- Voordelen
PRINCE2® is een geïntegreerd kader van processen en thema's dat een handvat biedt voor het plannen, delegeren, toezicht houden en beheren van de zes aspecten van de prestaties van een project.
De structuur van PRINCE2
De PRINCE2 methode behandelt projectmanagement door middel van vier geïntegreerde aspecten van principes, thema's, processen en de projectomgeving:
1. De principes – Dit zijn de richtinggevende verplichtingen en goede praktijken, die bepalen of een project daadwerkelijk wordt beheerd volgens de PRINCE2 richtlijnen. Er zijn zeven principes en uitsluitend als deze allemaal worden toegepast, is er sprake van een PRINCE2 project.
2. De thema's – In de thema's worden de aspecten van projectmanagement omschreven die voortdurend en gelijktijdig tijdens het hele proces behandeld moeten worden. Door middel van zeven thema's wordt de specifieke handelswijze uitgelegd die volgens de PRINCE2 methode nodig is voor de verschillende disciplines van projectmanagement. Tevens wordt hierdoor verklaard waarom deze thema's noodzakelijk zijn.
3. De processen – Hiermee wordt de stapsgewijze vooruitgang door de levensduur van het project omschreven, vanaf het startmoment tot het moment waarop het project wordt afgesloten. Ieder proces voorziet in controlelijsten van aanbevolen activiteiten, producten en hieraan gerelateerde verantwoordelijkheden.
4. Het aanpassen van PRINCE2 aan de projectomgeving – In dit hoofdstuk wordt uitgelegd waarom het noodzakelijk is om PRINCE2 aan te passen aan de specifieke inhoud van een project. Bij PRINCE2 geldt niet 'één maat past iedereen'. PRINCE2 biedt een flexibel kader dat gemakkelijk kan worden aangepast aan het type project en de omvang van het project.
Voordelen van PRINCE2
PRINCE2 belichaamt de vaststaande en bewezen best practice en een zeker en onderbouwd beheer voor projectmanagement. De methode kan worden toegepast op ieder soort project en kan gemakkelijk worden geïmplementeerd naast specialistische, of branche-eigen modellen ('technische modellen' of 'levenscycli voor ontwikkeling'). De werkwijze is in brede kringen erkend en begrepen en levert daardoor een normale woordenschat op die door alle projectmedewerkers wordt gebruikt. Hierdoor wordt effectieve communicatie bevorderd. De methode biedt ook de expliciete erkenning van de verantwoordelijkheden in een project, waardoor deelnemers elkaars rollen en behoeften begrijpen. Er bestaat een vastomlijnde structuur met betrekking tot verantwoordelijkheid, delegeren, autoriteit en communicatie.
PRINCE2:
- Bevordert consistentie in de uitvoering van een project en stimuleert de mogelijkheid om projectonderdelen opnieuw te gebruiken. Mobiliteit van personeel wordt mogelijk gemaakt en de invloed van personeelswijzigingen en de overdracht van projecten wordt beperkt;
- Is een waardevol diagnostisch hulpmiddel, waarmee het mogelijk wordt gemaakt werk binnen een project te waarborgen en beoordelen, problemen op te lossen en audits te houden;
- Plannen worden zorgvuldig ontwikkeld om tegemoet te komen aan de behoeften van de verschillende niveaus in het managementteam. Hierdoor worden de communicatie en het beheer verbeterd;
- Zorgt ervoor dat deelnemers zich richten op de haalbaarheid van het project in relatie tot de Business Case, in plaats van de afronding van het project zonder meer als een einddoel op zich zien;
- Bepaalt een grondige maar economische rapportstructuur;
- Zorgt ervoor dat belanghebbenden, zoals sponsoren en leveranciers van middelen, op juiste wijze vertegenwoordigd worden in de planning en besluitvorming.
In organisaties waar PRINCE2 wordt toegepast, worden leerprocessen en voortdurende verbetering bevorderd. De focus op het product maakt het voor alle partijen duidelijk wat een project oplevert, waarom, wanneer, door wie en voor wie. De aanpak is gebaseerd op 'management door uitsluiting', waardoor de voor beheer beschikbare tijd efficiënt en economisch wordt gebruikt (ongeacht of dit corporate, programme, Project Board, of projectmanagement niveaus betreft).
Er zijn wereldwijd een groot aantal geaccrediteerde trainings- en consultancyorganisaties (ATO's en ACO's) die specialistische ondersteuning bieden bij PRINCE2 projecten, of aan organisaties die PRINCE2 willen gaan gebruiken. Meer informatie over deze organisaties vindt u hier Zoek op product en geaccrediteerde organisatie.
Gerelateerde richtlijnen Cabinet Office
PRINCE2 maakt deel uit van een geheel van richtlijnen dat is ontwikkeld door het Britse Cabinet Office. Deze richtlijnen zijn bedoeld om organisaties en individuen te ondersteunen bij het consistent en effectief beheren van hun projecten, programma's en diensten.
Waar van toepassing, worden Cabinet Office methodes en richtlijnen uitgebreid met kwalificatieschema's en alle aspecten worden ondersteund door geaccrediteerde trainings- en consultancydiensten.
Delen van deze tekst en de afbeelding zijn weergegeven met toestemming van Cabinet Office. © Crown Copyright 2009.
